中小企業のIT資産管理、Excelで始める最小構成

「うちの会社にパソコンが何台あるか、正確に答えられますか？」——中小企業のご支援に入るとき、最初にお聞きする質問です。即答できる会社は、実はそれほど多くありません。

台数が分からなければ、何が古いか、何にアップデートが当たっていないか、誰が何を持っているかも分かりません。今日は、専用ツールを買わずにExcelで始める最小構成をご紹介します。

なぜ資産管理がセキュリティの土台なのか

攻撃者は、一番弱いところから入ってきます。

• サポートが終了したWindowsが1台だけ残っている
• 退職者に貸したままのノートパソコンが行方不明
• 誰も使っていないサーバーが、更新されないまま動き続けている

こうした「忘れられた機器」は、誰も見ていないので侵入されても気づかれません。逆に言えば、一覧さえあれば大半のリスクは可視化できます。

最小構成：この6列から始める

完璧を目指すと続きません。まずはこれだけで十分です。

「OS」と「利用者」の2列だけでも、価値の8割は取れます。 完璧な台帳より、更新され続ける不完全な台帳のほうが役に立ちます。

余裕があれば足したい列

• ウイルス対策ソフトの有無と期限
• ディスク暗号化の有無（BitLocker / FileVault）
• 資産の種別（PC / スマホ / プリンター / ルーター / NAS）
• 備考（故障歴、貸出中など）

ネットワーク機器を入れておくのは特におすすめです。ルーターやNASは「誰の担当か」が曖昧になりやすく、更新が止まりがちだからです。

作り方の手順

1. 現物を数える日を決める

一気にやろうとすると終わりません。半日だけ確保して、まず本社分を数える。支店は後日で構いません。

2. 現物にシールを貼る

管理番号を書いたシールを貼りながら数えます。貼る作業とリスト作成を同時にやるのがコツです。後から突き合わせようとすると必ずズレます。

3. OSのバージョンを確認する

Windowsなら「設定 → システム → バージョン情報」で確認できます。この時点で、サポートが切れている機器が見つかることがよくあります。

4. 更新のタイミングを決める

• 新規購入・貸与のとき
• 退職・異動のとき
• 年1回の棚卸し

3つ目を予定に入れておかないと、台帳は必ず陳腐化します。「毎年4月に見直す」と決めてしまうのが確実です。

Excelで管理するときの注意

• ファイルは共有サーバーに置き、担当者を1人決める（各自がコピーを持つと分裂します）
• 台帳自体にパスワードや管理者IDを書かない（漏れたときの被害が大きくなります）
• バックアップを取る（台帳が消えると振り出しに戻ります）

規模が大きくなって管理しきれなくなったら、そのときに専用ツールを検討すれば十分です。多くの中小企業は、Excelで足ります。

台帳から見えてくること

一覧ができると、こういう判断ができるようになります。

• サポート切れOSが◯台あるので、今期中に入れ替えが必要
• ウイルス対策ソフトの期限が切れている端末が◯台ある
• 利用者不明の端末が◯台ある（＝回収漏れ）

「なんとなく不安」が「あと◯台」に変わります。 予算を取るときの説明材料としても、これは強力です。

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台帳のひな形もご用意しています。まずは現状をお聞かせください。LINEまたはお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。