社内のファイル共有、「全員閲覧可」になっていませんか

社内の共有フォルダやクラウドストレージ。運用を始めるときは丁寧に権限を設定していても、数年経つと「全員がすべて見られる」状態になっている——これは非常によくある光景です。

理由も明確です。権限を絞ると「見られない」という問い合わせが来る。その都度、権限を広げる。これを繰り返した結果、全部が全員に開放される。今日は、この状態が何を招くのか、どう立て直すかを整理します。

「全員閲覧可」が招くもの

1. 退職者による持ち出し

在職中にアクセスできた範囲は、そのままコピーして持ち出せます。全社の営業資料、顧客リスト、価格表——アクセスできたものは、すべて持ち出せると考えるべきです。

2. 内部不正の温床

見えてはいけない情報が見えていると、魔が差す機会が生まれます。人事評価、給与情報、他部署の見積もり。「見るつもりはなかったが見えてしまった」もトラブルの元です。

3. 感染時の被害拡大

ランサムウェアに感染した場合、その端末のユーザーがアクセスできる範囲すべてが暗号化されます。全員が全ファイルにアクセスできる状態なら、1台の感染で全社のデータが失われます。

これが最も深刻な影響です。 権限設計は、感染時の被害範囲をそのまま決めます。

4. 誤操作による消失

全員が書き込み権限を持っていると、誰かの誤操作で重要フォルダが消えることが起こります。しかも、誰が消したか分からない。

立て直しの手順

ステップ1：現状を可視化する

まず、今どうなっているかを確認します。

• 共有フォルダのトップ階層に、どんなフォルダがあるか
• それぞれ、誰がアクセスできる設定か
• 外部共有リンクが発行されているものはないか

クラウドストレージの場合、「リンクを知っている全員が閲覧可」になっているファイルがないかは必ず確認してください。これは社外にも公開されている状態です。

ステップ2：3階層に分ける

いきなり細かく設定すると運用が破綻します。まず3つに分けるだけで十分な効果があります。

「限定」に何を入れるかだけ、経営層で決めてください。 ここが決まれば、残りは機械的に振り分けられます。

ステップ3：書き込み権限を絞る

閲覧できることと、書き換え・削除できることは別です。多くの人には閲覧権限だけで十分です。

特に「全社共有」は、閲覧のみ＋更新担当者だけ書き込み可にしておくと、誤削除がなくなります。

ステップ4：外部共有リンクを棚卸しする

過去に発行した共有リンクは、期限を設定していなければ生き続けます。退職者が発行したリンクが、今も有効かもしれません。

• 発行済みリンクの一覧を確認する
• 不要なものを無効化する
• 今後は必ず有効期限を設定する運用にする

運用を続けるコツ

• 年1回、棚卸しの日を決める（人事異動の時期に合わせると自然です）
• 新しいフォルダを作るときのルールを決めておく（どこに、誰が見られる設定で）
• 「見られない」という問い合わせが来たら、権限を広げる前に、そのフォルダの区分が適切か確認する

最後が重要です。問い合わせのたびに広げていくと、必ず元に戻ります。

ランサムウェア対策としても効く

権限を絞ることは、そのまま感染時の被害範囲を絞ることになります。バックアップと並んで、実効性の高い対策です。

あわせて、バックアップ先には通常の権限でアクセスできないようにする（オフライン保管、または別権限）ことも重要です。バックアップまで暗号化されると、復旧手段がなくなります。

権限設計、ご相談ください

「どこから手をつければいいか分からない」「今の設定が適切か判断できない」という段階でも構いません。BULLCOM Security では、共有設定の棚卸しと、権限設計のご支援を承っています。

クラウドストレージの外部共有リンクの確認だけでも、実施する価値があります。まずは現状をお聞かせください。LINEまたはお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。